10.3.3 Briefe / Schriftverkehr / Dokumente
(Siehe Dokumentenverwaltung im Kundenstamm 4.3.3 ) Wenn Sie einen Brief, ein Fax oder eine E-Mail schicken möchten, wählen Sie das Register „Briefe“ / „Dokumente“. Sie können hier auch freie Dokumente oder Excel-Tabellen anlegen. Drücken Sie dazu die rechte Maustaste und wählen aus dem Kontextmenü „Neu (Dokument)“ aus. Daraufhin öffnet sich ein Fenster, in dem Sie den Ansprechpartner auswählen, der Ihr Schreiben erhalten soll. Wählen Sie den Ansprechpartner durch einen Doppelklick aus. Es öffnet sich das Fenster „Brief neu erstellen“. RHAPSODY trägt alle Daten, die für die Erstellung eines Briefes notwendig sind, automatisch ein. Die eingetragenen Daten können von Ihnen überschrieben werden. Geben Sie nun einen Betreff ein und wählen Sie unter „Grund/Vorlage des Schreibens“ die entsprechende Vorlage, z. B. „Standardbrief“, aus. Wenn Sie auf „OK“ klicken, wird das voreingestellte Textverarbeitungsprogramm – z.B. Word - geöffnet und die Daten in die Briefvorlage übergeben.
Zusätzlich haben Sie hier die Möglichkeit, einen Wiedervorlagetermin einzutragen. Die Wiedervorlagefunktion (siehe Kapitel: 6) von RHAPSODY, wird Ihnen zum gewählten Zeitpunkt das Schreiben wieder vorlegen.
Eine Besonderheit in RHAPSODY: Im Gegensatz zu der Verfahrensweise, die Ihnen unter Word geläufig ist, brauchen Sie bei der Speicherung des Dokumentes keinen Dateinamen zu vergeben. Wenn Sie in Word das Diskettensymbol anklicken, wird Ihr Schreiben automatisch gespeichert. RHAPSODY vergibt einen Dateinamen, der sich aus dem Namen, der Adresse und der fortlaufenden Nummer des Dokumentes (bezogen auf die Adresse) zusammensetzt und speichert alle Dokumente in dem unter „Konfiguration“ eingestellten Verzeichnis.
Wenn Sie sich das Dokument wieder ansehen wollen, wechseln Sie zu der Adresse, klicken das Register „Briefe“ an und Sie sehen alle Vorgänge, die Sie zu dieser Adresse gespeichert haben. Der Schriftverkehr wird chronologisch absteigend sortiert angezeigt.
Durch einen Doppelklick auf die Zeile, in der Ihr Dokument vermerkt ist, öffnen Sie das Dokument wieder. Damit entfällt das mühsame Suchen nach Vorgängen.
In der Kopfzeile des Registers befinden sich zwei Felder: Links ein Filter, mit dem Sie die Dokumente nach Vorlagen für diese Adresse filtern und rechts ein Feld, mit dem Sie in einer Freitextsuche nach bestimmten Texten in der Betreffzeile suchen können.
Abb. 10‑2: Dokumentenfilter
Unter dem Register „Briefe / Schriftverkehr“ können Sie mit der rechten Maustaste E-Mails an die Adresse versenden, Folgeschreiben erstellen, freie Dokumente zuordnen oder Vorgänge bearbeiten und löschen.
Related articles