21.9 MS-WORD Dokumente anpassen
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Bei der Erstellung von Einzelbriefen trägt das System die Feldinhalte des Adressstamms, der Ansprechpartner und der Benutzerverwaltung in die Datei „SO_BRIEF.INI“ ein. Diese Datei liegt jeweils auf dem lokalen PC in dem Verzeichnis c:\Windows oder WINNT. Mit der Installation von RHAPSODY auf den Arbeitsstationen wurde mit dem Textprogramm WORD auch das entsprechende Makro „DatenEinfügen“ installiert. Dieses Makro übernimmt die Werte aus der „SO_BRIEF.INI“ und füllt die entsprechenden Felder in Ihrem Word-Dokument aus.
Mit der Auslieferung des Programms wurden drei Vorlagen mitgeliefert:
Brief.DOC
FAX.DOC
Serie.DOC
In diesen Dokumenten sind bereits die Basisfelder eingetragen. Die Felder sind als „MergeField“ bezeichnet. Drücken Sie in Ihrem Word-Dokument die Tastenkombination „Alt + F9“ und Sie erhalten die komplette Anzeige der MergeFields. Tragen Sie bitte in den entsprechenden Dokumenten Ihren Firmennamen im Adresskopf und als Absender unten ein.
Das „MergeField“ zeigt den Namen eines Datenfeldes innerhalb der "Chevron"-Seriendruckzeichen in einem (Haupt)Dokument für den Serien- oder Einzeldruck an (z. B. «Vorname»). Wenn das (Haupt)Dokument mit der ausgewählten Datenquelle verbunden wird, werden anstelle des Seriendruckfeldes (MergeField) die Daten aus dem angegebenen Datenfeld eingefügt. In unserem Fall sind die Feldnamen fest in der SO_BRIEF.INI definiert. Diese INI-Datei stellt den Steuerdatensatz dar, aus dem das MergeField die gewünschten Informationen bezieht. Sie sollten darauf achten, dass Sie die Feldnamen genau übernehmen, da ansonsten nicht der gewünschte Effekt eintritt.
In neueren Systemen liegt die Datei unter: C:\Benutzer\Ihr Name\eigene Dokumente
Achtung: Die Einstellungen für die Formatierung der MS-WORD Dokumente werden in der „MS-Normal.DOT“ gespeichert. Änderungen aus anderen Dokumenten können sich auf die Dokumente für RHAPSODY auswirken.
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