4.19 Serienbriefe
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Für die Erstellung von Serienbriefen wählen Sie den Button . Zunächst steht Ihnen dort der gleiche Filter mit allen Funktionen zur Verfügung, wie unter Kapitel: 4.18 beschrieben. Wählen Sie jetzt die Briefvorlage aus und tragen in die Betreffzeile den Text ein, der Ihren Serienbrief kennzeichnen soll.
Abb. 4‑57: Serienbriefe
Sie können auch ein Wiedervorlagedatum angeben, dann werden alle gefilterten Adressen in die „Wiedervorlage“ eingetragen und Ihnen entsprechend wieder vorgelegt.
Vorsicht: Bei sehr vielen Adressen sollten Sie sich überlegen, ob Sie die Wiedervorlage damit überhaupt abarbeiten können. Mit dem Button „Serienbrief drucken“ öffnet sich Ihr Microsoft-Word mit der Serienbrief- oder Sendungsfunktion. Die Darstellung ist abhängig von der eingesetzten MS-Office-Version. RHAPSODY stellt die gefilterten Adressen in eine sog. TXT-Datei, die parallel zum Serienbrief in dem voreingestellten Verzeichnis auf Ihrem Server, i.d.R. das Verzeichnis -\SBRIEF, abgelegt wird. Diese Vorgehensweise führt dazu, dass Sie zwar den Serienbrief unter der Empfängeradresse abgelegen können, hierbei jedoch nur ein Verweis auf den Brief gespeichert wird. Das hat den Vorteil, dass z.B. eine Messeeinladung an 500 Personen nur tatsächlich 1 x gespeichert wird, jedoch bei jeder Serienbrief-Adresse im Bereich der Dokumente wiederzufinden ist
Wir empfehlen in dem Zusammenhang sich mit der Serienbrieffunktion in Ihrem Microsoft-Word auseinander zu setzen.
Achtung: Die Erfahrung hat gezeigt, dass die Anzahl der Adressen pro Serienbrief von der Leistungskapazität Ihres Computers abhängig ist. Dies kann dazu führen, dass der Speicher „voll“ ist und Word sich „aufhängt“. Sollte dies der Fall sein kann es dazu führen, dass der Speicher schnell „voll“ ist und Word sich „aufhängt“.
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