5.2.4 Formular: Maileingang
Grundsätzlich müssen aus datenschutzrechtlichen Gründen die eingehenden E-Mails persönlich von dem Empfänger der entsprechenden Lieferanten- oder Kundenadresse zugeordnet werden. Wir weisen ausdrücklich darauf hin, dass eine E-Mail im Sinne der Aufbewahrungsfristen als „Geschäftsbrief“ anzusehen ist und damit auch den Aufbewahrungsfristen, die der Gesetzgeber vorschreibt, unterliegt.
Wenn das Modul GetMail bei Ihnen installiert ist, wird in der linken Outlookleiste der Button „Maileingang“ in dem oberen Bereich „Aktuell“ angezeigt (Die Position bzw. die Beschriftungen können je nach individuellen Einstellungen abweichen.). Durch Anklicken dieses Buttons erhalten Sie den GetMail-Bildschirm:
Am oberen Bildschirmrand finden Sie die Funktionsleiste.
Standardmäßig werden nur die Texte einer Mail direkt angezeigt. Mit den Buttons „Bilder“ oder „Bilder immer holen“ können Sie sich die Bilder zu den Mails anzeigen. „Drucken“ und „Druckvorschau“ sind selbsterklärend. Mit „Info“ erhalten Sie mehr Informationen zu den Metadaten der Mails. Mit „Refresh“ aktualisieren Sie die E-Mail-Übernahme aus Ihrem Mailsystem. Dies wird benötigt, wenn Sie über einen längeren Zeitraum RHAPSODY geöffnet haben und das System sich noch keine neuen Mails geholt hat. Mit „Ansicht“ können Sie sich die Anzahl der angezeigten E-Mails erweitern. Mit „Kopf ein/aus“ können Sie die Kopfdaten der Mail ausblenden um mehr Text lesen zu können. Mit „Batchmodus“ werden alle Mails tabellarisch angezeigt und Sie können mehrere Mails markieren um sie z.B. zu löschen. (Sinnvoll nach längerer Abwesenheit).
Durch Betätigen der Shift- oder Strg-Taste in Verbindung mit dem linken Mausklick können Sie mehrere Mails markieren und bearbeiten. (Standard-Windows-Funktion). Die markierten Mails können Sie so z.B. in einem „Rutsch“ als gelesen markieren und damit aus Ihrer Übersicht entfernen. Sie können auch mehrere Mails auf diese Art markieren und automatisch den Kunden oder Lieferanten zuordnen. Dies ist jedoch nur dann zu empfehlen, wenn die Zuordnung ohne Projektzuordnung oder weiterer Kriterien erfolgen kann, z.B. bei div. Lesebestätigungen und dergleichen.
Abb. 5‑5 Maileingangsfenster
Im tabellarischen Bereich werden die Mails angezeigt, die noch nicht von dem Benutzer einer Adresse zugeordnet wurden. Die Daten der aktiven Zeile (blau markiert) werden im unteren Bereich ausführlich dargestellt. Es werden nur die Mails angeboten, in denen der User als „Empfänger“ oder im „CC“ angegeben ist. In der Mail mit dem gelben Status ist der User als CC angegeben.
Im mittleren Bereich steht bereits der Kunde oder der Lieferant, dem die Adresse zugeordnet werden kann. Es ist immer der Absender der Mail. Sie können die Mail jedoch auch einer anderen Adresse im System zuordnen. Sollte der Absender sowohl Kunde als auch Lieferant bei Ihnen sein, wird der Name in beiden Feldern angezeigt. Wenn Sie jetzt auf den Button „Kunde“ oder „Lieferant“ klicken, wird diese Mail dem Kunden als Dokument und dem Lieferanten als Kopie eines Kundendokumentes zugeordnet. Das Gleiche gilt umgekehrt, wenn Sie dem Lieferanten die Mail zuordnen.
Oft ist es so, dass die Betreffzeile für die spätere Auffindung der Mail nicht aussagefähig genug ist. Dafür wurde das Feld „Alternative Betreffzeile“ eingefügt. Der Text, den Sie hier eintragen, wird unter dem Kunden oder Lieferanten in der Betreffzeile im Grid angezeigt. Der Originaltext (Betreffzeile) bleibt in der Mail natürlich erhalten.
Zu einer eingehenden Mail können sofort „Schlagwörter“ erfasst werden, nach denen man später die Mail wiederfinden kann.
Mit dem Button 
„Mail löschen“ löschen Sie die Mail aus der RHAPSODY-Ansicht. In Ihrem Outlook bleibt die Mail weiterhin erhalten. Das Löschen nutzen Sie, wenn es sich bei der Mail um einen banalen Hinweis handelt, oder um eine Mail, die Sie nicht im System speichern möchten.
Der Empfänger kann diese Mail sofort einem bestehenden „Projekt“ zuordnen
oder auch als „Nicht sichtbar“ für eine bestimmte Benutzergruppe markieren. Zusätzlich kann der Empfänger diese Mail für sich oder eine andere Person auf „Wiedervorlage“ legen.
Mit einem Klick auf den Button „Kunde“ oder „Lieferant“ öffnet sich ein Fenster mit der Dokumenten-Tree-Funktion für den Absender und der Benutzer kann sich einen „Zweig“ auswählen, um die Mail im System zu speichern.
Mit dem Button
können Sie diese Mail an einen oder mehrere internen Mitarbeiter weiterleiten. Diese Funktion ist vor allem dann wichtig, wenn die Original-Mail an „Info“ gegangen ist und ein oder mehrere Mitarbeiter die Mail weiter bearbeiten soll.
Maileingang mit „CC“: Häufig kommt es vor, dass der Benutzer in einer E-Mail nur im „CC“ oder als weiterer Empfänger (also als 2. oder mehr) angegeben ist. Dann wird die Mail ebenfalls im Maileingang angezeigt – als gelber Eintrag, jedoch mit einer kleinen Abweichung.
In dem Fall von „Abb.5-5 Maileingangsfenster“ steht der Betrachter nur im CC, der Hauptempfänger ist „Leon“. Bei ihm wird die Mail ebenfalls im Maileingang angezeigt und nur er kann die Mail einer Adresse zuordnen. Bei der „Abb.5-5 Maileingangsfenster“ steht die Adresse im CC, deshalb kann man die Adresse nicht mehr zuordnen, das kann nur der Hauptempfänger. Man kann die Mail nur als 
markieren oder für sich auf Wiedervorlage legen
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