4.4.2 Archivieren der Dokumente (Optional als Extra Modul)

Die ständig steigende Papierflut und die damit verbundenen Kosten der Ablage haben uns veranlasst, die interne Ablage mit RHAPSODY

so zu gestalten, dass sie als revisionssichere Datenarchivierung gilt. Dies betrifft sowohl die Dokumenten- als auch die Belegverwaltung.

Damit werden alle Vorgänge, die in Papier- oder elektronischer Form empfangen oder versandt werden, archiviert. Das Archivieren der entsprechenden

Dokumente und Belege erfolgt in einer besonderen Datenbank, innerhalb des bestehenden Microsoft SQL-Servers. Es entstehen dadurch keine Extrakosten für eine Datenbank.

Die Archivierung der Dokumente erfolgt im gleichen Maße für Kunden und für Lieferanten.

Als Dokument bezeichnen wir alle ein- und ausgehende Briefe, Faxe, E-Mails, Excel-Tabellen, PDF-Dokumente und weitere freie Formate.

Die bisherige „ausgefeilte“ Ablage und Speicherung der Dokumente in dem voreingestellten Verzeichnissystem wurde um die Archivierung erweitert.

Beim Speichern der Dokumente schreibt RHAPSODY den „Speicherort“ neben weiteren internen Informationen in die Datei „Briefe“ (für Kunden)

oder „BriefeL“ (für Lieferanten). Diese Eintragungen werden von dem neuen Archivierungs-Tool permanent überwacht.

Sobald ein neues Dokument gespeichert wurde, wird wenige Sekunden später das Dokument in der aktuellen Form in die Archivdatenbank geschrieben,

dabei erhält es die Versions-Nr. „1“. Das Dokument wird schreibgeschützt gespeichert und kann nicht mehr verändert werden.

Wird das Original Dokument erneut geändert und gespeichert, wird diese Version ebenfalls in der Archivdatenbank mit der Versions-Nr. „2“ abgelegt.

Damit beim häufigen Speichern eines geöffneten Dokumentes nicht jedes Mal nach dem Speichern eine Archivversion angelegt wird, erfolgt das Archivieren erst,

nachdem das Originaldokument geschlossen wurde. Weiteres zeitversetztes Archivieren kann über die INI.TAB eingestellt werden.