4.4.2.1 Archivieren ausgehende Briefe, Faxe und E-Mails

Schreiben Sie Ihre Briefe, Faxe, E-Mails und weitere Dokumente wie bislang. Nachdem Sie das Dokument geschlossen haben wird wenig später (ca. 30 Sekunden) eine Archivversion

von dem Dokument in der Archivdatenbank angelegt. Es kann jedoch in der INI-TAB eingestellt werden, dass die Dokumente zu einer bestimmten Zeit (z.B. nach Feierabend) archiviert werden.

Dieses Dokument kann jederzeit mit der rechten Maustaste über „Archiv“ wieder geöffnet werden, jedoch nur als „Schreibgeschütztes Dokument“. Damit ist gewährleistet, dass

ein bestehendes Dokument nicht versehentlich oder absichtlich geändert wird.

Zur weiteren Bearbeitung des Dokumentes können Sie das Dokument in gewohnter Weise öffnen und weiterbearbeiten.

Nach dem Speichern und Verlassen des Dokumentes wird jedoch automatisch wieder eine neue Version angelegt. (siehe vorherigen Abschnitt) Bei dem „normalen“ Dokument handelt es sich immer um die letzte Version.

Abb. 4‑33 Tree-Funktion aus Kunden-Dokumente

Ca. 30 Sekunden (kann frei eingestellt werden) nach dem Speichern und Verlassen des Dokumentes vergibt das System die Versions-Nummer. Ab der zweiten Version wird die Zeile „fettgedruckt“ dargestellt.

Mit der rechten Maustaste erhält man jetzt folgende Auswahl:

Klicken Sie auf die gewünschte Version (Archiv) und wählen dann den Menüeintrag „Auswählen“. Damit wird die entsprechende Version schreibgeschützt geöffnet.

Es kann jedoch sein, dass Sie eine ältere Version wieder zur aktuellen Bearbeitung freigeben wollen. In dem Fall gehen Sie wieder auf die gewünschte

Version und wählen den Menüeintrag „Als aktuelle Version wiederherstellen“. Die schreibgeschützte Version wird vom System automatisch als aktuelle Version

kopiert und der Schreibschutz aufgehoben. Gleichzeitig wird von dieser jetzt aktuellen Version eine erneute Version im Archiv angelegt.