4.4.1.5 Speichern auf der Festplatte (File System)

(Im Folgenden ein Beispiel, wie es eingestellt werden kann. Bitte sprechen Sie bei Bedarf den Projektleiter bei RHAPSODY Software Solutions an)

Das Speichern der Dokumente (Word, Excel usw.) auf der Festplatte erfolgt nach folgendem Regelwerk:

Laufwerk\         (Netzlaufwerk auf dem Server)

Jahreszahl\      (z.B. 2006)

T\                     (Anfangsbuchstabe des Auftraggebers)

Beispiel:

U:\RHAPSODY\Doc_Kund\2016\M\Mustermann_Testprojekt_Testbrief_0001.doc

Der Dateiname setzt sich also aus dem Kundennamen, dem Projektnamen, den ersten 50 Zeichen des Betreffs und einem vierstelligen Zähler zusammen. Der gesamte Dateiname kann dabei mehr als 120 Zeichen lang sein.

Freie Dokumente, die in der Dokumenten-Ablage hinzugefügt werden, werden in den entsprechenden Kundenordner hineinkopiert. Dabei wird der Dateiname ebenfalls nach o.g. Konvention geändert.

Je nach Performance des Netzwerkes und der Dateigröße kann dies einen kleinen Moment dauern.

! Achtung:Legt ein Benutzer Dokumente bei seinen persönlichen Daten an, so werden sie in das, in der Benutzerkonfiguration angegebene,
 persönliche Verzeichnis kopiert und nicht nach obigem Schema abgelegt.Ausnahme sind E-Mails und Scans/Importe, die in der Datenbank abgelegt werden !

Durch dieses Regelwerk ist es möglich, mit Hilfe der Standardfunktion „Suchen“ unter Windows, auf File-Ebene nach jedem Projekt, Auftraggeber oder Dokument zu suchen.

Diese Funktion wird jedoch nur benötigt, wenn der Anwender bestimmte Dateien z.B. auf seinen Laptop kopieren möchte. In RHAPSODY übernimmt die Anwendungslogik die Suchfunktion.