4.5.1 Belege archivieren (Zusatzmodul)

Mit dem Modul der Belegarchivierung spart das Unternehmen die Kosten für die Ablage und erfüllt gleichzeitig alle Anforderungen an eine Dokumentenarchivierung. Die Belege

werden in der Form elektronisch abgelegt, wie das Original zum Zeitpunkt der Erstellung ausgesehen hat. Das System benutzt für die Archivierung jeweils das Template[1], das dem

Beleg zugeordnet wurde. Nachdem der Beleg gedruckt und die Frage nach dem OK mit „Ja“ beantwortet wurde, speichert das System den Beleg in der Archivdatenbank als Version 1.

Dies trifft sowohl für Einzelbelege als auch für Stapeldruck oder Sammelrechnungen zu. Wird der Beleg anschließend noch einmal geändert und gespeichert erhält er die Versions-Nr. 2.

Die Versionen werden im Belegmenü mit der rechten Maustaste als Version wieder geöffnet. Sie können nicht geändert oder gelöscht werden.

Alle anderen Belege und Formulare können ebenfalls archiviert werden. Dies wird jedoch individuell pro Kunde eingestellt.

[1] Template ist die Kopie des Briefpapiers in elektronischer Form