4.3.3.2 Standarddarstellung

Mit dieser Funktion wickeln Sie die gesamte Dokumentenverwaltung in Ihrem Büro ab.

Es ermöglicht Ihnen E-Mails, Briefe, Tabellen oder sonstige Dokumente zu erstellen und der jeweiligen Adresse automatisch zuzuordnen.

RHAPSODY vergibt selbständig die Dokumentennamen und speichert diese intern mit der Verbindung zu der Kunden- oder Adressnummer in einer Tabelle ab.

Dadurch entfällt das lästige Suchen nach Vorgängen in Ihrem Büro. Unter dem Menüpunkt „Tabellen / Dokumentvorlagen“ legen Sie fest,

welche Vorlagen in RHAPSODY benutzt werden sollen. Über die Makrofunktion der entsprechenden Programme, z.B. MS Word, werden die Adressdaten direkt in Ihr Dokument übernommen.

Sie erstellen ein Schreiben an eine Adresse, indem Sie auf das Register „Dokumente / Schriftverkehr“ klicken.

Im unteren Bereich des Fensters öffnen Sie nun mit einem Rechts-Klick das Kontextmenü und wählen „Neu (Dokument)“.

Anschließend können Sie zusätzlich einen Ansprechpartner auswählen. Es öffnet sich das Fenster „Brief neu erstellen“.

RHAPSODY trägt alle Daten, die für die Erstellung eines Briefes notwendig sind, automatisch in das Formular ein.

Die Daten können von Ihnen jedoch von Hand überschrieben werden. Geben Sie nun unter „Betreff“ einen Text ein und wählen Sie

unter „Grund / Vorlage des Schreibens“ die entsprechende Vorlage, z.B. „Standardbrief“, aus.

Mit einem Klick auf „OK“ wird das voreingestellte Textverarbeitungsprogramm – z.B. Word - geöffnet und die Daten an die Briefvorlage übergeben.

Zusätzlich haben Sie hier die Möglichkeit, diesen Vorgang für sich oder einen anderen Mitarbeiter auf Wiedervorlage zu legen.

Die Wiedervorlagefunktion von RHAPSODY wird Sie zum gewählten Zeitpunkt wieder an das Schreiben erinnern.

Besonderheiten bei RHAPSODY: Im Gegensatz zu der Verfahrensweise, die Ihnen unter Word geläufig ist, brauchen Sie bei der Speicherung

des Dokumentes keinen Dateinamen zu vergeben. Beim Öffnen der Dokumentenvorlage kopiert RHAPSODY die Vorlage und speichert das Dokument sofort

unter einem vom System vorgegebenen Namen. Wenn Sie in Word das Diskettensymbol anklicken, wird Ihr Dokument automatisch unter dem o.a. Namen gespeichert.

RHAPSODY vergibt einen Dateinamen, der sich aus dem Namen des Kunden, des Projektes, der Betreffzeile und der fortlaufenden Nummer

des Dokumentes (bezogen auf den Kunden) zusammensetzt und speichert alle Dokumente in dem vorgegebenen Verzeichnis.

Wollen Sie sich das Dokument wieder ansehen, wechseln Sie zu dem Kunden, klicken das Register „Schriftverkehr“ oder „Dokumente“ an und Sie sehen alle Briefe, die Sie dem Kunden geschrieben haben, aufgelistet.

Der Schriftverkehr wird chronologisch absteigend sortiert. Durch einen Doppelklick auf die Zeile, in der Ihr Dokument vermerkt ist, wird das Schriftstück wieder geöffnet.

So können Sie sich Ihre Briefe sehr schnell wieder ansehen, ohne dass Sie lange danach suchen müssen.