19.14 Workflow-Modul

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May 14, 2019
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Als Workflow bezeichnet man die Beschreibung eines arbeitsteiligen, meist wiederkehrenden Geschäftsprozesses. Durch den Workflow werden die Aufgaben, Verarbeitungseinheiten sowie deren Beziehungsgeflecht innerhalb des Prozesses (z.B. Arbeitsablauf und Datenfluss) festgelegt. (Zitat aus dem Gabler Wirtschaftslexikon)

Einige Beispiele für mögliche Workflows in Ihrem Unternehmen:

  • Eingehende Briefpost einscannen und der Adresse zuordnen
  • Eingangsrechnungen einscannen, dem Lieferanten zuordnen, den Lieferschein kontrollieren, die Rechnung bezahlen – also mehrere Schritte
  • Ein Angebot muss von mehreren Personen freigegeben werden
  • Eine bestimmte Person muss informiert werden, wenn die Auftragsbestätigung geschrieben wurde
  • Die von der Liefertour zurück gekommenen unterschriebenen Lieferscheine müssen eingescannt und den Kunden automatisch zugeordnet werden. Die LS sind beim Ausdruck mit einem Scan-Code versehen.
  • Und viele weitere Möglichkeiten

Wichtig: Ein Workflow muss immer mit einem „Einstiegsereignis“ starten. Das kann sein, dass ein Beleg oder Dokument eingescannt, oder ein Beleg (z.B. Angebot) erstellt wurde, usw.

Ein Workflow kann aus mehreren Schritten bestehen und jeder Schritt muss einer Person oder einer Benutzergruppe zugeordnet werden.

Für die Einrichtung des Scanners ist es wichtig, ein System zu wählen, dass programmierbar ist. Für viele Multifunktionsdrucker / Scanner gibt es spezielle Software, die sich für die Programmierung von Workflows eignen. Die eingescannten Dokumente oder PDF-Dokumente werden in einer Datenbank gespeichert.

Das Workflow-Modul wird von „RHAPSODY Software Solutions“ bei Ihnen als Grundeinstellung konfiguriert. Weitere Einstellungen kann ein autorisierter Administrator in Ihrem Hause einrichten. Das System ist sehr flexibel und kann, wie gewohnt, auf Ihre Bedürfnisse eingestellt werden. So ist es z.B. möglich in einem mehrstufigen Workflow Eingangsrechnungen von der „Bezahlstelle“ an die Rechnungsprüfung zurück zu schicken, damit weitere Daten erfasst werden können. Außerdem können zu jedem Schritt ggfls. Bemerkungen eingetragen werden.