13.1.3 Dokument – Vorlagen
Hier tragen Sie die Vorlagen ein, die Sie für Ihre Korrespondenz benötigen. Dabei kann es sich um „Word“, „Excel“ oder sonstige Vorlagen handeln. Wir empfehlen, diese Vorlagen alle in das Verzeichnis / Ordner „Vorlagen“ abzulegen. Damit behalten Sie den Überblick über Ihre Dokumente. Als Basis sind in RHAPSODY eine Brief-, Fax- und Serienbriefvorlage enthalten. In diesen Dokumenten sind die Hauptfelder wie Adresse, Betreffzeile, Unterschrift usw. bereits vorgegeben. Um ein neues Vorlagendokument anzulegen, gehen Sie wie folgt vor:
Starten Sie Ihr Textprogramm (Word) und öffnen eine bestehende Vorlage. Bevor Sie Änderungen vornehmen, speichern Sie das Dokument unter dem neuen gewünschten Namen. Damit stehen die Datenfelder mit dem Makro sofort zur Verfügung. Nehmen Sie jetzt die Änderungen vor und speichern das Dokument erneut.
Öffnen Sie dann das Register „Dokument – Vorlagen“ und wählen dort mit der rechten Maustaste „Neu“. Damit erhalten Sie folgendes Fenster:
Abb. 13‑3: Neues Dokument als Vorlage anlegen
Geben Sie in dem Feld „Grund“ eine verständliche Beschreibung Ihres Dokumentes ein. Über den Button neben dem Feld „Word-Vorlage“ öffnen Sie das Vorlagenverzeichnis und wählen sich dort das neue Dokument aus. Anschließend erscheint der Button „Datei/Dokument starten“. Damit können Sie die Vorlage erneut öffnen und ggf. Änderungen vornehmen. Mit „OK“ wird der Vorgang gespeichert.
Sie können eine Vorlage auch nur für einen Mandanten anlegen.
In dem Feld „SQL“ kann ein ausführliches SQL-Statement eingetragen werden, das nach dem Ausdruck des Dokuments bestimmte Aufgaben regelt.
Wenn Sie jetzt unter „Adressen / Schriftverkehr“ ein neues Dokument erstellen wollen, steht Ihnen die neue Vorlage zur Verfügung.
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