9.13 Abschlagszahlungen und Schlussabrechnung

In einigen Branchen ist es üblich, mit Abschlagszahlungen und einer entsprechenden Schlussabrechnung zu arbeiten.

Es muss sichergestellt sein, dass in Ihrer Version die Belegarten „Abschlagszahlung“ und „Schlussabrechnung“ eingerichtet sind und ein entsprechender Eintrag in der INI-TAB in der Sektion „Abschlagszahlung“ vom Systemverwalter vorgenommen wurde. Zusätzlich muss ein Report für den Ausdruck eingerichtet werden. RHAPSODY Software Solutions hat dafür einen Spezialreport entwickelt („SWS_Schlussrechnung.fr3“).

Um mit diesen Belegarten zu arbeiten, gehen Sie folgendermaßen vor:

• Legen Sie einen normalen Auftrag an, wie bislang.
• Am rechten oberen Rand erscheint der Button;
• Beim ersten Öffnen für diesen Auftrag kommt nach dem Drücken des Buttons die nächste Abfrage
• Danach erscheint das folgende Fenster:

• Mit der rechten Maustaste können Sie den Zahlungsplan erstellen.

• Hier tragen Sie die Fälligkeit der Teilzahlung (Abschlag) ein. Sie können den Betrag der Abschlagsrechnung als %-Wert vom Auftrag oder als absoluten Betrag eingeben.

• Damit können Sie für diesen Auftrag den Zahlungsplan erstellen

• Um jetzt später die erste Abschlagszahlung zu erstellen, suchen Sie sich den entsprechenden Auftrag und klicken dort wieder auf den Button „Abschlagszahlung“. Es erscheint dann:  Wählen Sie „Abschlagsrechnung erstellen“
• Das System erstellt jetzt einen neuen Beleg mit dem Typ „Abschlagsrechnung“ und trägt die Werte aus dem Zahlungsplan ein. In das Feld „Zusatztext“ wird folgender Text eingetragen:
  „1. Teilzahlung zu Auftrag Nr. 301949 40,00% der Auftragssumme“
• Über einen sog. TRIGGER kann der Systembetreuer von RHAPSODY Software Solutions einstellen, ob und bei wem die fälligen Abschlagsrechnungen in die Wiedervorlage gelegt werde sollen, damit das Erstellen der Rechnung nicht vergessen wird.
• In gleicher Weise verfahren Sie bei weiteren Abschlagsrechnungen und bei der Schlussabrechnung.
• Wenn die im Zahlungsplan vorgesehenen Abschlagszahlungen erstellt wurden, erkennt das System automatisch, dass es nur noch die Schlussabrechnung mit dem noch offenen Betrag erstellen kann. Dies erfolgt ebenfalls aus dem Auftrag und vollkommen automatisch.
• Der Ausdruck kann folgendermaßen aussehen:

• Alle Einstellungen können individuell für Ihr Unternehmen eingestellt werden. Sinnvoll ist es, wenn zunächst die Auftragsdaten noch einmal aufgeführt werden, dann die Abschlagszahlungen und zum Schluss der noch zu zahlende Betrag.

Interne Konfiguration in der INITAB - ABSCHLAGRECHNUNG

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