9.8 Belege – Felderklärungen

Belegart

Über das Pop-Up-Fenster stehen Ihnen unterschiedliche Belegarten zur Verfügung. Die Belegarten legen Sie unter dem Register „Tabellen/Belege“ fest. Zusätzlich können Sie in der Datei „INI.TAB“ einstellen, welche Belegart standardmäßig, auch für einen User, voreingestellt werden soll.

In Abhängigkeit der ausgewählten Belegart erscheint rechts ein Button mit der Bezeichnung der offenen Vorbelege. Die Beschriftung wird ebenfalls unter „Tabellen/Belege“ festgelegt.

Rechnungsempfänger – Rechnungsanschrift

Wenn Sie dem Warenempfänger über das Register „Hauptkunde“ im Kundenstamm einen Rechnungsempfänger zugeordnet haben, wird dieser automatisch in das Feld „Rechnungsempfänger“ eingetragen. Sollten Sie dem Warenempfänger mehrere Rechnungsempfänger zugeordnet haben, wird Ihnen ein Auswahlfenster angeboten und Sie müssen sich für einen Rechnungsempfänger entscheiden.

Ausnahme: Wenn Sie unter dem Register „Zahlung“ im Kundenstamm angeklickt haben, dass der Warenempfänger trotzdem Rechnungsempfänger ist, wird die Warenempfänger Adresse auch als Rechnungsempfänger eingetragen. Dies bietet sich an, wenn der Warenempfänger nur die Konditionen eines Hauptkunden erhalten soll, bei sog. Rahmenkonditionen.

Button: Warenempfänger suchen

RHAPSODY bietet die Möglichkeit, gezielt nach einem Kunden zu suchen, klicken Sie dafür den Button „Warenempfänger suchen“. Sie erhalten dann eine tabellarische Übersicht aller Adressen.

Siehe Abb. 9‑9: Tabellarische Übersicht aller Kunden.

Wenn Sie im Sortierfeld einen Suchbegriff eingeben, bezieht sich dieser auf den eingetragenen Begriff im Sortierfeld. Um beispielsweise nach einem Ort zu suchen, klicken Sie im Spaltenkopf den Begriff Ort an (die Schrift erscheint rot). Das Eingabefeld „Schnellsuche“ verändert sich nun in „Schnellsuche Ort“. Genauso können Sie verfahren, wenn Sie eine Schnellsuche nach den Suchkriterien Kundennummer, Name oder Straße vornehmen wollen. Mit der „Enter-Taste“ oder mit einem „Klick“ kann die gewünschte Adresse übernommen werden.

Button: Kundenstamm

Dieser Button gibt Ihnen die Möglichkeit, die Stammdaten eines Kunden zu bearbeiten. Durch Anklicken wechseln Sie direkt in den Kundenstamm und gelangen wieder zur Belegerfassung zurück, wenn Sie die Stammdatenbearbeitung beendet haben. Das System setzt dann den Kunden aus dem Kundenstamm als Warenempfänger.

Vertreter

Es wird der Vertreter eingetragen, der bei der jeweiligen Adresse als solcher hinterlegt ist. Sie können diesen Wert überschreiben. Die Angabe des Vertreters (oder Verkäufers) ist beispielsweise bei Provisionsabrechnungen wichtig.

Anschrift kopieren

Mit dieser Funktion können Sie die Rechnungsadresse in das Feld Warenempfänger kopieren und anschließend ändern.

Firmengruppe

Sollte die Adresse einer Firmengruppe zugeordnet sein, wird diese angezeigt: kann nicht verändert werden.

Zahlungsbedingungen

Die Zahlungsbedingung aus dem Adressenstamm wird hier übernommen, kann aber für diesen Beleg geändert werden.

Kopftext

Sie können für jeden Beleg beliebige Kopftexte erfassen. Eine sinnvolle Funktion ist das Abspeichern von immer wiederkehrenden Texten. Diese können Sie als sog. "Konserve" ablegen und sich über die Funktion "Kopftext suchen" in den Beleg kopieren.

Um eine "Konserve" anzulegen, öffnen Sie das Fenster "Kopftext suchen" und geben den Text ein. Zum Speichern klicken Sie auf das Diskettensymbol. Durch Anklicken des Feldes "Vorgabe" legen Sie fest, dass dieser Text als Standard für diese Belegart gilt und automatisch angezeigt wird. Sie können jedoch den Text jederzeit überschreiben.

Kopftext suchen

Haben Sie unterschiedliche Standard-Kopftexte gespeichert, sind diese ganz einfach wieder auffindbar. Klicken Sie dazu auf den Button „Kopftext suchen“. Im nachfolgenden Fenster ist es Ihnen mit Hilfe des Navigators möglich, (Pfeile vor bzw. zurück) durch die hinterlegten Texte durchzublättern. Wenn Sie das Kästchen „Vorgabe für diese Belegart“ anklicken, wird in Zukunft dieser Text automatisch eingesetzt, wenn Sie diese Belegart wählen.

Button: Offene Belege

Rechts neben dem Belegart-Auswahlfeld[1] finden Sie den Button „Offene ...“. Je nachdem, welche Belegart Sie gewählt haben, erscheint dort entweder „Offene Lieferscheine“, „Offene Angebote“ oder „Offene Auftragsbestätigungen“. Diese Funktion ist nützlich, wenn Sie beispielsweise aufgrund eines Angebotes eine Auftragsbestätigung schreiben möchten. Nachdem Sie in diesem Fall die Belegart „Auftragsbestätigung“ gewählt haben, erscheint rechts „Offene Angebote“. Wenn Sie diesen Button anklicken, wird Ihnen eine Liste aller Angebote angezeigt, die noch nicht weiterbearbeitet wurden. Durch Anklicken des gewünschten Angebotes wird dieses in die Auftragsbestätigung kopiert. Im Anschluss können Sie die einzelnen Positionen noch einmal bearbeiten (siehe 9.1.).

Ebenso verfahren Sie, wenn Sie die Daten einer Auftragsbestätigung in einen Lieferschein holen wollen, oder die Daten eines Lieferscheines in eine Rechnung.

Den Eintrag für die entsprechenden offenen Vorbelege nehmen Sie unter Tabellen/Belege/Belegart vor.

Wiedervorgelegt

Das Kästchen „Wiedervorgelegt“ können Sie anklicken, wenn Sie den Beleg in die Wiedervorlage gelegt haben, diesen aber jetzt als erledigt betrachten. Beim nächsten Aufruf der Wiedervorlage wird dieser Beleg nicht mehr vorgelegt.

Datum

In dem Feld "Datum" wird automatisch das aktuelle Tagesdatum eingestellt. Hier kann man den Wert jedoch überschreiben. Hilfreich ist hier auch die Kalenderfunktion. Diese erhalten Sie, wenn Sie auf das Kalendersymbol klicken.

WV-Datum

Im Feld „WV-Datum“ können Sie ein Datum eintragen, zu dem Sie an den entsprechenden Beleg erinnert werden wollen. Der Beleg erscheint zum eingestellten Termin in Ihrer Wiedervorlageliste. Auch hier können Sie sich bei der Eingabe des Datums von der Kalenderfunktion durch Anklicken des Kalender-Symbols unterstützen lassen.

Über die Datei „RHAPSODY.INI“ kann man eintragen, nach wie viel Tagen ein Angebot automatisch wieder vorgelegt werden soll.

Lieferdatum

Bei der Belegart „Lieferschein“ wird Ihnen zusätzlich ein Feld für das Lieferdatum angezeigt. Über die Datei „RHAPSODY.INI“ können Sie festlegen, wie viel Tage ab dem Belegerstellungsdatum das Lieferdatum eingetragen werden soll.

Lieferbedingungen

Im Feld „Lieferbedingungen“ wird die Lieferbedingung übernommen, die im Adressenstamm hinterlegt ist. Diese kann jedoch überschrieben werden.

Versandart

Wählen Sie hier eine Versandart aus. Durch Klicken auf den nach unten gerichteten Pfeil können Sie eine Versandart auswählen. Zur Auswahl stehen die Versandarten, die in der Tabelle „Versandarten“ hinterlegt sind.

Mit Umsatzsteuer

In diesem Feld können Sie unter bestimmten Umständen die Addition der Umsatzsteuer zum Netto-Rechnungsbetrag unterdrücken, falls die steuer-rechtlichen Bestimmungen es zulassen. In diesem Fall setzen Sie das Feld auf „Nein“ (z.B. bei Auslandsrechnungen).

Vorbeleg-Nr.

Hier wird die Vorbeleg-Nr. vom System eingetragen, z.B. bei einer Rechnung die Nr. des Lieferscheines, der als Basis für die Rechnung diente.

Lager

Hier wird standardmäßig das Vorgabe-Lager aus der „Konfiguration“ übernommen. Sie können für diesen Beleg jedoch ein anderes Lager wählen, falls Sie mehrere Lager angelegt haben.

Ein Beleg kann sich nur auf ein Lager beziehen.

Wenn Sie mit dem Warenwirtschaftssystem arbeiten, müssen Neuartikel auch gleich mit einem Lager angelegt werden.

In einem Angebot können Artikel aufgeführt sein, die nicht dem Lager entsprechen, das als Lager für den Beleg ausgewählt wurde. Wird später aus dem Angebot eine Auftragsbestätigung generiert, trägt das System automatisch unter dem entsprechenden Artikel einen Lagerdatensatz ein. Da die Ware aber nur mit einem Lieferschein von einem Lager entnommen werden kann, muss in dem Fall eine Lagerumbuchung erfolgen.

Achtung:  Dieses Lager wird auch bei der späteren Positionserfassung vorbelegt und kann nicht mehr für diesen Beleg geändert werden. Sollten Sie sich bei der Auswahl des Lagers geirrt haben, können Sie nur die Positionen oder den gesamten Beleg verwerfen.

Liefervereinbarungen

Die Feldinhalte werden aus dem Kundenstamm aus dem Register „Lieferzusatz“ übernommen, können jedoch für diesen Beleg überschrieben werden.

Bestellnummer

Hier kann auf Kundenwunsch dessen Bestellnummer eingetragen werden, diese erleichtert unter Umständen Ihrem Geschäftspartner die Zuordnung eines Beleges.

Register: Projekte

Wenn für den Kunden Projekte eingerichtet sind, kann der Beleg einem bestimmten Projekt und Teilprojekt zugeordnet werden.

Register: Zusatz

Hier können bis zu 6 Zusatzfelder für die Belegerstellung freigeschaltet werden (mit dem PE-Editor).

Register: Dokumente

Bei einigen Belegarten kann es sinnvoll sein, Originalbelege oder Dokumente als PDF oder als Zeichnung an den Beleg anzuhängen. In dieses Feld können per Drag & Drop externe Dokumente gezogen werden.