9.1 Einführung
Die Belegverwaltung ist sehr umfangreich und wird immer individuell auf Ihr Unternehmen eingestellt. Es können deshalb nicht alle Möglichkeiten hier aufgeführt werden. Dieses gilt besonders bei der Verwendung von Serien- und Chargen-Nummern. Im Folgenden sind nur die Standardfunktionen erklärt.
Belege unterscheiden sich von Dokumenten (z.B. Word) dadurch, dass sie auf strukturierte Informationen aus dem Kunden- und dem Artikelstamm zugreifen. Die Basiseinstellungen für Ihre Belege nehmen Sie unter „Tabellen / Belege“ (siehe: Kapitel 13.6) vor. Hier geben Sie an, welche Belegarten Sie in Ihrem Unternehmen verwenden und die Aktionen, die damit verbunden sind.
Mit Ausnahme von Angeboten haben Sie grundsätzlich die Möglichkeit bei der Erstellung eines neuen Beleges auf einen Vorbeleg zuzugreifen.
Beispiel: Sie erstellen für einen Kunden ein Angebot, daraus entsteht ein Auftrag, dann werden ein oder mehrere Lieferscheine (bei Teillieferungen) generiert und zuletzt die Rechnung erstellt. Dabei sind folgende Restriktionen zu beachten:
In einer Auftragsbestätigung (basierend auf einem Angebot) können alle Positionen verändert, neue Positionen hinzugefügt oder Positionen gelöscht werden. Das Angebot dient nur als Vorlage.
Ausschlaggebend für das Hinzufügen oder Löschen bzw. Verändern von Belegpositionen ist die Einstellung, die Sie unter „Tabellen – Belege“ vorgenommen haben. Ist der Beleg bestandsverändernd oder bestandsreservierend, treten andere Restriktionen ein, als wenn der Beleg davon nicht betroffen ist. (Lesen Sie dafür den Abschnitt „Tabellen – Belege“ (siehe Kapitel 13.6.1) sehr genau durch und nehmen die Einstellungen für Ihr Unternehmen vor.)
In einem Lieferschein (basierend auf einer Auftragsbestätigung) können keine Positionen mehr gelöscht werden. Sie haben nur die Möglichkeit, die Positionsmenge zu reduzieren oder auf „0“ zu setzen. Die Menge auf einem Lieferschein kann nicht größer sein als auf dem Vorbeleg (Auftragsbestätigung). Soll trotzdem eine größere Menge geliefert werden, muss zunächst der Auftrag entsprechend abgeändert werden. Wurde nur eine Teilmenge geliefert, bleibt der Auftrag solange als „offen“ gekennzeichnet, bis alle Positionen über Lieferscheine abgebucht wurden. Wird eine Position nicht mehr geliefert, weil z.B. Ihr Vorlieferant den Artikel nicht mehr herstellt, können Sie die Position auf der entsprechenden Auftragsbestätigung verändern. Wenn damit die Mengen aus dem Auftrag mit den Mengen auf den Lieferscheinen identisch sind, gilt der Auftrag als „erledigt“.
Bei einer Rechnung (basierend auf einem Lieferschein) können Sie keine Mengen oder Positionen verändern. Hier haben Sie die Möglichkeit, nur Änderungen bei den Preisen und Konditionen vorzunehmen. Ausnahme: Artikel, die nicht lagerführend sind (z.B. Porto) können zusätzlich als Position hinzugefügt werden.
Dieses Vorgehen hat den Vorteil, dass bestätigte und gelieferte Mengen auch tatsächlich berechnet werden und keine Positionen mehr „verloren“ gehen!
Sie können jedoch auch Belege erstellen, ohne auf einen Vorbeleg zuzugreifen.
Berücksichtigen Sie bei dieser Vorgehensweise, dass Sie keine Warenbewegungslisten und Inventuren erstellen können.
Sie haben drei Möglichkeiten, einen neuen Beleg zu erstellen:
- über den „Neuer Beleg“-Button in der Outbar
- über den „Belegliste“-Button in der Outbar
- über das Kundenstamm-Register: „Belege“
jeweils mit der rechten Maustaste „Neu“
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