5.1.2 Serienmails schreiben und versenden

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Last updated: Sept 03, 2019 by Philip Dean (Unlicensed)
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Wir empfehlen folgende Vorgehensweise:

  1. Es hat sich als sehr praktisch erwiesen, wenn Sie Ihr Unternehmen ebenfalls im Kundenstamm angelegt haben. Dann können Sie bestimmte Funktionen immer mit dieser Adresse verbinden. Gehen Sie im Kundenstamm zu dieser Adresse und dort auf das Register „Dokumente“ und wählen mit der rechten Maustaste „Neu (E-Mail)“ aus.
  2. Erfassen Sie den Text, den Sie als Serienmail an bestimmte Adressen schicken wollen. Überschreiben Sie dabei bitte nicht das Feld “Briefanrede“. Dieses Feld ersetzt das Programm später mit der wirklichen Anrede für die Mail.
  3. Speichern Sie diese Mail als „Mailvorlage“. Dann speichern Sie die Mail unter der Adresse Ihrer Firma.
  4. Klicken Sie jetzt auf den Button „Serienbrief“ am oberen rechten Rand der Bildschirmmaske. Wählen Sie jetzt mit dem Filter den Personenkreis aus, der die Mail erhalten soll. Setzen Sie auf jeden Fall das Feld „email“ auf „mit Adresse“. Mit dem Button Vorschau erhalten Sie jetzt die gefilterten Adressen als Tabelle am Bildschirm.
  5. Klicken Sie jetzt auf den Button „Serienmail senden“ am unteren rechten Rand der Bildschirmmaske. Das Programm wechselt jetzt in den Maileditor.

Der Maileditor entspricht im Wesentlichen dem der normalen E-Mail-Erfassung.

Abb. 5‑3 Maileditor für Serienmails

Mit dem Symbol können Sie sich die Vorlage laden, die Sie für diese Serienmail erstellt haben (siehe oben). Sie können jetzt noch Anlagen anhängen, oder Texte verändern.

Nachdem Sie den Text erfasst haben, sollten Sie sich zunächst eine Testmail an Ihre eigene E-Mail-Adresse schicken. Klicken Sie dafür auf den Button „Senden“.

Dann öffnet sich ein kleines Fenster. Wählen Sie den Punkt 1 „Testmail“ aus. Damit schickt RHAPSODY Ihnen eine Testmail. Prüfen Sie in Ihrem Outlook (oder vergleichbar) ob die Mail so OK ist. Ggfls. Können Sie noch Änderungen vornehmen. Wenn Sie mit dem Ergebnis zufrieden sind, wählen Sie den Punkt 2 „Serienmail senden“. Damit schickt das System an alle Adressen, die Sie mit dem Filter gewählt haben, diese Mail und legt einen Verweis auf diese Mail unter jeden Kunden, der davon betroffen war. Damit können Sie jederzeit nachvollziehen, wer die Mail erhalten hat.

Das System fragt Sie mit einem Dialogfenster, ob es eine Kopie der Mail unter dem Kunden ablegen soll.

Unter dem Register „Serienmail“ am oberen Rand finden Sie alle Empfänger dieser Serienmail. Vor dem Senden können Sie hier noch einmal die Adressen überprüfen und ggfls. noch Adressen durch Entfernen des Hakens aus dem Verteiler herausnehmen.

Sie sollten diese Serienmail unter einer Adresse speichern, die allen zur Verfügung steht, z.B. die Adresse Ihrer Firma. Damit ist es möglich, die Mail zu schreiben oder später wieder zu verändern und dann erst zu versenden.

In der tabellarischen Darstellung aller Dokumente und Mails können Sie sich mit der rechten Maustaste den Menüpunkt „Serienmail öffnen“ eine Übersicht über alle Serienmails, die Sie mit RHAPSODY versendet haben anzeigen lassen. Wählen Sie eine bestimmte aus. Mit einem Doppelklick können Sie diese Serienmail wieder öffnen und ggfls. erneut bearbeiten und versenden.