5.2.2 Arbeitsweise von GetMail
Die eingehenden Mails werden standardmäßig von einem lokalen Mailserver (z.B. Microsoft Exchange-Server) vom Provider abgeholt und dem Benutzer über sein „E-Mail Konto“ in seinem Mailclient (z.B. Microsoft Outlook) angezeigt. Dort stehen normalerweise die eingehenden Mails in dem Verzeichnis „Posteingang“. Intern wird dieses Verzeichnis von Outlook als „Inbox“ geführt.
GetMail lässt sich auf zwei unterschiedliche Weisen einrichten. Entweder es wird zentral auf einem Server (z.B. der Mailserver oder der Datenbankserver) installiert und prüft zyklisch die Mails aller (eingetragenen) Benutzer, oder es kann lokal auf jedem Arbeitsplatz laufen, wo nur die Mails des angemeldeten Benutzers überprüft werden.
In diesem Fall wird GetMail beim Start von RHAPSODY automatisch mitgestartet (Einstellung im RHAPSODY-Autostart). Jetzt überprüft es auf dem PC des Benutzers alle eingegangenen E-Mails, ob die Absender-Adresse mit einer E-Mail-Adresse in RHAPSODY übereinstimmt. Dabei werden folgende Dateien/Felder überprüft:
- Alle Kunden-Adressen
- Alle Kunden-Ansprechpartner-Adressen
- Alle Lieferanten-Adressen
- Alle Lieferanten-Ansprechpartner-Adressen
- Alle Kunden-Maildomäne
- Alle Lieferanten-Maildomäne
Dabei stellt das System fest, ob die Absender-Adresse der eingehenden E-Mail mit einer E-Mail-Adresse aus RHAPSODY genau übereinstimmt.
Beispiel: „Martin.Theissing@rhapsody-software.de“,
oder ob der zweite Teil der eingehenden E-Mail mit der sog. Maildomain im Kunden- oder Lieferantenstamm übereinstimmt.
Beispiel: „*@rhapsody-software.de“. (nur das, was hinter dem @ steht)
Damit der Anwender eine bessere Übersicht in seinem Outlook hat, welche E-Mails schon in RHAPSODY verarbeitet wurden, kann man das System so einstellen, dass es nach der Überprüfung (siehe letzter Absatz) und dem Abgleich mit den E-Mail Adressen, die Mails, die von Kunden oder Lieferanten kommen direkt in ein weiteres Unterverzeichnis (Ordner) verschoben werden. (siehe nächster Abschnitt).
Dies hat den Vorteil, dass der Anwender in seinem Outlook Posteingang nur die Mails vorfindet, die geschäftlich nicht genutzt werden. Zusätzlich hat es den Vorteil, dass das System im Inbox-Ordner nur die Mails überprüfen muss, die Neu eingetroffen sind. Dadurch wird das System erheblich schneller.
Auf besonderen Wunsch kann das System so eingestellt werden, dass für den jeweiligen Anwender ALLE E-Mails übernommen werden, nicht nur die von Kunden oder Lieferanten. Dies hat jedoch zur Folge, dass u.U. auch E-Mails in RHAPSODY eingelesen werden, die nicht hineingehören (Spams usw.). Die Einstellung wird folgendermaßen vorgenommen: (Wird von RHAPSODY Software Solutions nicht empfohlen)
- Anlegen eines E-Mail-Sammelkunden/Lieferanten mit der Mail-Adresse: *@*
Dieser Adresse werden alle Mails zugeordnet, die nicht konkret einem Kunden oder Lieferanten zugeordnet werden können.
Wichtig: Diese Mail-Adresse darf nur einmal im System vorkommen!
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